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Ausschreibungen auslesen – von der Frist bis zur LV-Position

Vergabeunterlagen umfassen Dutzende Seiten: Bewerbungsbedingungen, Lose, Eignungskriterien und ein Leistungsverzeichnis mit Hunderten Positionen. Excalitract liest Fristen, Lose, Anforderungen und LV-Positionen mit Menge und Einheit nach Ihrem Schema aus. Ihr Kalkulationstool und Ihr Angebotsteam starten mit einer belegten Datengrundlage statt mit dem Textmarker.

Demo vereinbarenWie Excalitract arbeitet

Von der Vergabeunterlage zur Kalkulation

Von der Vergabeunterlage zur Kalkulation
1 / 3Ausschreibungen und LV

Vergabeunterlagen mit Bewerbungsbedingungen, Losen und Leistungsverzeichnis – oft Dutzende Seiten lang.

Die Angebotsfrist läuft schon

Jeder Tag, der mit Abtippen und Querlesen vergeht, fehlt der Kalkulation. Excalitract liefert Positionen und Fristen strukturiert, Ihr Team prüft sie am Original und rechnet früher.

Termine verstreut im Dokument

Angebotsfrist, Frist für Bieterfragen, Bindefrist und Ausführungszeitraum stehen an verschiedenen Stellen. Excalitract erfasst sie als Datumsfelder – jedes mit Fundstelle.

Hunderte Positionen, klar gegliedert

Ordnungszahl, Kurztext, Menge und Einheit je Position: Excalitract bildet das Leistungsverzeichnis als verschachtelte Liste ab, gegliedert nach Losen und Titeln.

Kurz erklärt

Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse in einer Minute

Vom LV zur Kalkulation

Das Leistungsverzeichnis als Tabelle für Ihre Kalkulation

Ein Leistungsverzeichnis ist verschachtelt: Lose enthalten Titel, Titel enthalten Positionen mit Ordnungszahl, Kurztext, Menge und Einheit. Excalitract bildet diese Gliederung im Schema ab und exportiert sie mit einem Excel®-Blatt je Ebene. Preise und Kalkulation entstehen danach in Ihrem Kalkulationstool.

  • Lose, Titel, Positionen Die Gliederung des Leistungsverzeichnisses bleibt als verschachtelte Liste erhalten.
  • Excel® für die Kalkulation Jede Gliederungsebene als eigenes Blatt, verknüpft über IDs.
  • Fristen als Datumsfelder Angebots-, Frage- und Bindefristen werden gegen das Schema validiert.
  • Kosten vor dem Lauf Vor jedem Lauf sehen Sie einen Kostenvoranschlag – auch bei umfangreichen Unterlagen.
Eine Vergabeunterlage wird zur KalkulationsbasisMarkierte Stellen einer Vergabeunterlage werden zu Feldern mit Fundstelle und landen als LV-Positionen in einer Tabelle für die Kalkulation. Die Bindefrist fehlt und ist zur Prüfung markiert.Angebotsfrist14.11.2025, 10:00 UhrLosLos 2 · RohbauOrdnungszahl02.03.0040Bindefristnicht gefundenPositionen im Kalkulationstool02.03.0010 Bodenaushub1.250 m³02.03.0020 Schalung860 m²02.03.0040 Beton C30/37415 m³BindefristoffenBindefrist fehlt: Pflichtfeld offen, Freigabe gesperrt

Jede Frist mit Fundstelle

Ein falsch übernommener Termin kann das ganze Angebot kosten. Mit der Fundstelle prüfen Sie jede Frist in Sekunden an den Vergabeunterlagen.

Extraktion eines Werts mit Fundstelle Im Originaldokument wird die Stelle markiert, an der ein Wert steht. Eine Linie verbindet die Markierung mit dem extrahierten Feld „Verbrauch 2025: 48.210 kWh“, das die Fundstelle Seite 2, Zeile 14 mitführt. Seite 2Feld: Verbrauch 202548.210 kWhFundstelle: S. 2, Zeile 14Vom Wert zur FundstelleMarkiert im OriginaldokumentExtraktion eines Werts mit Fundstelle Im Originaldokument wird die Stelle markiert, an der ein Wert steht. Eine Linie verbindet die Markierung mit dem extrahierten Feld „Verbrauch 2025: 48.210 kWh“, das die Fundstelle Seite 2, Zeile 14 mitführt. Seite 2Feld: Verbrauch 202548.210 kWhFundstelle: S. 2, Zeile 14Vom Wert zur FundstelleMarkiert im Originaldokument

Kein Termin wird erfunden

Steht eine Bindefrist nicht in den Unterlagen, bleibt das Feld offen und geht zur Prüfung. So wird aus einer Lücke eine Bieterfrage – und kein geratenes Datum.

„Nicht gefunden“ wird nie zur Null Ein Feld, das im Dokument nicht steht, wird nicht mit 0 gefüllt. Die Null wird durchgestrichen, das Feld bleibt sichtbar offen und markiert „Pflichtwert fehlt“. Das Dokument geht zur Prüfung, und eine Freigabe ist erst möglich, wenn der Wert geklärt ist. kein EintragFeld: Zählernummer0— nicht gefundenPflichtwert fehlt→ zur Prüfung an einen MenschenFreigabe gesperrt, bis der Wert geklärt ist„Nicht gefunden“ wird nie zur Null Ein Feld, das im Dokument nicht steht, wird nicht mit 0 gefüllt. Die Null wird durchgestrichen, das Feld bleibt sichtbar offen und markiert „Pflichtwert fehlt“. Das Dokument geht zur Prüfung, und eine Freigabe ist erst möglich, wenn der Wert geklärt ist. kein EintragFeld: Zählernummer0— nicht gefundenPflichtwert fehlt→ zur Prüfung an einen MenschenFreigabe gesperrt, bis der Wert geklärt ist
Typische Felder

Diese Werte holt Excalitract für Sie heraus

Beispiele – welche Felder genau extrahiert werden, legen Sie im Schema fest.

  • Vergabestelle, Vergabenummer und Verfahrensart
  • Angebotsfrist, Frist für Bieterfragen und Bindefrist
  • Lose mit Bezeichnung und Ausführungszeitraum
  • Eignungs- und Zuschlagskriterien
  • LV-Positionen mit Ordnungszahl, Kurztext, Menge und Einheit
  • Geforderte Nachweise und Unterlagen

Ihr Ergebnis

  • Mehr Zeit für Kalkulation und Angebot statt für das Abtippen von Positionen
  • LV-Positionen mit Menge und Einheit als Excel® oder JSON für Ihr Kalkulationstool
  • Alle Fristen belegt, fehlende Angaben sichtbar offen
Weitere Anwendungsfälle

Dasselbe Prinzip für andere Dokumentarten

Lieferscheine und Wareneingang Positionen, Mengen, Bestellbezüge und Chargen aus Lieferscheinen – strukturiert für ERP und Einkauf. Fracht- und Zolldokumente Versender, Packstücke, Gewichte und Zolltarifnummern aus Frachtpapieren – strukturiert für TMS und Zoll. Rechnungen und Abrechnungen Positionen, Zeiträume und Beträge aus Rechnungen und Abrechnungen – strukturiert, detailliert und belegt.

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Demo

Sehen Sie Excalitract mit Ihren Dokumenten

Keine Standardshow: Wir bereiten die Demo auf Ihre Dokumente und Felder vor. Danach wissen Sie, wie Excalitract mit Ihrem Bestand umgeht – und wie Sie es auf einem Testset Ihrer Dokumente messen können.

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