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Funktionen

Vom Dokumentenstapel zum geprüften Datensatz – in sechs Schritten

Excalitract begleitet den ganzen Weg: Sie legen fest, was Sie brauchen, laden Dokumente hoch, prüfen die Werte am Original und übergeben geprüfte Daten an Ihre Systeme.

Excalitract zieht Daten aus Dokumenten Ein Dokumentenstapel auf einem Steinsockel, aus dem eine leuchtende Klinge gezogen wird. Drei markierte Fundstellen auf dem vordersten Dokument sind mit einer Ergebnistabelle verbunden: Rechnungsbetrag, Leistungszeitraum und Vertragsnummer, jeweils geprüft. ErgebnisRechnungsbetrag1.284,50 €Leistungszeitraum01.01.–31.12.2025VertragsnummerV-2041-7Fundstelle: Seite 1Excalitract zieht Daten aus Dokumenten Ein Dokumentenstapel auf einem Steinsockel, aus dem eine leuchtende Klinge gezogen wird. Drei markierte Fundstellen auf dem vordersten Dokument sind mit einer Ergebnistabelle verbunden: Rechnungsbetrag, Leistungszeitraum und Vertragsnummer, jeweils geprüft. ErgebnisRechnungsbetrag1.284,50 €Leistungszeitraum01.01.–31.12.2025VertragsnummerV-2041-7Fundstelle: Seite 1
Der Excalitract-Ablauf in sechs Stationen
1 / 6Eingang

Dokumente kommen als Ordner oder ZIP – gemischt oder sortiert, digital erzeugt oder gescannt. Duplikate werden erkannt.

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    Projekt und Dokumentart anlegen

    Ein Projekt bündelt, was zusammengehört: Mandant, Team und die Dokumentarten, die Sie auswerten wollen – etwa Eingangsrechnungen oder Lieferverträge. Rollen für Lesen, Prüfen und Verwalten werden pro Projekt vergeben.

    Projekt: EingangsrechnungenRechnungGutschriftRollen: Lesen · Prüfen · Verwalten
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    Schema festlegen – per KI-Entwurf oder Editor

    Beschreiben Sie, welche Felder Sie brauchen, und geben Sie ein Beispiel. Excalitract entwirft daraus ein Schema und legt Unklarheiten als Hinweise vor, die Sie einzeln bestätigen. Alternativ bauen Sie Felder, Tabellen und Layout im visuellen Editor – ganz ohne JSON.

    Beispiel + BeschreibungSchemaBetrag · ZahlDatum · DatumPositionen · ListeHinweis: Annahmebitte bestätigen
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    Dokumente hochladen

    Ziehen Sie einen ganzen Ordner oder ein ZIP-Archiv in den Browser. Die Ordnerstruktur bleibt erhalten, Duplikate werden erkannt. Beispieldokumente mit Erläuterungen helfen der Extraktion bei schwierigen Fällen.

    Ihr DokumentenchaosStrukturierte AuswertungOrdner oder ZIPDokument → FelderRechnungBetrag · DatumVertragLaufzeit · ParteienBerichtKennzahlen · Tabellen
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    Lauf mit Kostenvoranschlag starten

    Vor jedem Lauf sehen Sie einen unverbindlichen Kostenvoranschlag. Gescannte Seiten macht modernste KI-Texterkennung (OCR) zuerst maschinenlesbar. Während der Verarbeitung verfolgen Sie den Fortschritt live; Laufzeiten je Dokument werden gemessen und bleiben nachvollziehbar.

    Kostenvoranschlag vor dem StartIhre Kostenschätzung liegt vorVor dem Start prüfenWartet auf Ihre BestätigungNoch kein Dokument verarbeitet.Sie entscheiden, wann es losgeht.
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    Am Original prüfen

    Jeder Wert steht neben dem Originaldokument. Ein Klick springt zur Fundstelle. Sie bestätigen, korrigieren oder markieren Werte als falsch – jede Änderung wird als Revision gespeichert. Fehlende Pflichtwerte bleiben sichtbar offen.

    Nettobetrag1.284,50 €Noch ungeprüft
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    Freigeben und exportieren

    Freigegebene Dokumente exportieren Sie als Excel® mit einem Blatt je Listenebene, als JSON oder über die REST-API. Für offene Felder starten Sie gezielte Folgeläufe – bereits akzeptierte Werte bleiben unangetastet.

    Excel®JSONREST-API
Projekt: EingangsrechnungenRechnungGutschriftRollen: Lesen · Prüfen · Verwalten
Das Herzstück

Fundstelle zu jedem Wert

Das Modell zitiert die Stellen, aus denen es einen Wert entnimmt, und Excalitract gleicht diese Zitate mit dem erkannten Text ab. Bei digital erzeugten PDFs markiert ein Rahmen die exakte Stelle im Dokument. Wo keine verlässliche Position vorliegt, steht ehrlich „Fundstelle ungeklärt“ – statt eines geratenen Rahmens.

Extraktion eines Werts mit Fundstelle Im Originaldokument wird die Stelle markiert, an der ein Wert steht. Eine Linie verbindet die Markierung mit dem extrahierten Feld „Verbrauch 2025: 48.210 kWh“, das die Fundstelle Seite 2, Zeile 14 mitführt. Seite 2Feld: Verbrauch 202548.210 kWhFundstelle: S. 2, Zeile 14Vom Wert zur FundstelleMarkiert im OriginaldokumentExtraktion eines Werts mit Fundstelle Im Originaldokument wird die Stelle markiert, an der ein Wert steht. Eine Linie verbindet die Markierung mit dem extrahierten Feld „Verbrauch 2025: 48.210 kWh“, das die Fundstelle Seite 2, Zeile 14 mitführt. Seite 2Feld: Verbrauch 202548.210 kWhFundstelle: S. 2, Zeile 14Vom Wert zur FundstelleMarkiert im Originaldokument
Im Detail

Was Excalitract außerdem mitbringt

Nativer MCP-Server

KI-Agenten nutzen Excalitract über das Model Context Protocol™ als Werkzeug: Dokumente einreichen, Läufe starten, Ergebnisse mit Fundstelle abrufen und Prüfungen anstoßen.

Modernste Texterkennung

Gescannte Seiten und Fotos macht KI-gestützte Texterkennung (OCR) maschinenlesbar – inklusive Tabellen und mehrspaltiger Layouts. Digitale PDFs können ihre Textebene direkt nutzen.

Erkennungsprofile

Wählen Sie je Lauf zwischen schnellen und gründlichen Profilen. Texterkennung und Modellkette sind konfiguriert, nicht programmiert.

Beispiele mit Erklärung

Hinterlegen Sie Beispieldokumente mit Hinweisen zu schwierigen Fällen. Excalitract berücksichtigt sie bei der Extraktion.

Sammelfreigabe mit Vorschau

Geben Sie viele Dokumente auf einmal frei. Offene Pflichtfelder, Fehler oder als falsch markierte Werte blockieren die Freigabe.

Tabellen und Listen

Positionen, Zähler oder Zeiträume bildet das Schema als Listen ab. Der Excel®-Export erhält ein Blatt je Listenebene, verknüpft über IDs.

REST-API mit OpenAPI

Alle Funktionen sind über eine dokumentierte REST-API erreichbar – mit OpenAPI-Beschreibung und API-Schlüsseln je Mandant.

Microsoft®-Anmeldung und Rollen

Ihr Team meldet sich per Microsoft®-Konto an. Zugriff gibt es nur mit ausdrücklich vergebener Rolle: Lesen, Prüfen oder Verwalten.

Revisionen und Audit-Log

Korrekturen und Prüfentscheidungen werden als unveränderliche Revisionen gespeichert und sind im Audit-Log nachvollziehbar.

Kosten im Blick

Vor jedem Lauf zeigt Excalitract einen unverbindlichen Kostenvoranschlag, danach den tatsächlichen Verbrauch – je Mandant mit Kontingent.

Duplikate und Ordnerstruktur

Beim Upload erkennt Excalitract doppelte Dateien und behält die Ordnerpfade bei, damit die Ergebnisse zu Ihrer Ablage passen.

Gezielt nacharbeiten

Offene Felder? Nur die werden neu verarbeitet.

Folgeläufe nehmen sich gezielt die offenen oder fehlerhaften Felder vor – auf Wunsch mit einem gründlicheren Erkennungsprofil. Die Texterkennung wird wiederverwendet, bereits akzeptierte Werte bleiben unangetastet, und für jedes Feld ist sichtbar, ob es vom Modell stammt, übernommen oder von einem Menschen gesetzt wurde.

„Nicht gefunden“ wird nie zur Null Ein Feld, das im Dokument nicht steht, wird nicht mit 0 gefüllt. Die Null wird durchgestrichen, das Feld bleibt sichtbar offen und markiert „Pflichtwert fehlt“. Das Dokument geht zur Prüfung, und eine Freigabe ist erst möglich, wenn der Wert geklärt ist. kein EintragFeld: Zählernummer0— nicht gefundenPflichtwert fehlt→ zur Prüfung an einen MenschenFreigabe gesperrt, bis der Wert geklärt ist„Nicht gefunden“ wird nie zur Null Ein Feld, das im Dokument nicht steht, wird nicht mit 0 gefüllt. Die Null wird durchgestrichen, das Feld bleibt sichtbar offen und markiert „Pflichtwert fehlt“. Das Dokument geht zur Prüfung, und eine Freigabe ist erst möglich, wenn der Wert geklärt ist. kein EintragFeld: Zählernummer0— nicht gefundenPflichtwert fehlt→ zur Prüfung an einen MenschenFreigabe gesperrt, bis der Wert geklärt ist
Demo

Sehen Sie Excalitract mit Ihren Dokumenten

Keine Standardshow: Wir bereiten die Demo auf Ihre Dokumente und Felder vor. Danach wissen Sie, wie Excalitract mit Ihrem Bestand umgeht – und wie Sie es auf einem Testset Ihrer Dokumente messen können.

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