Abtippen im Wareneingang
Wer Lieferscheine Position für Position ins ERP-System überträgt, verliert Zeit und vertauscht schnell Artikelnummern oder Mengen. Excalitract übernimmt das Auslesen, Ihr Team bestätigt die Werte am Original.
Lieferscheine auslesen – Position für Position
Lieferscheine kommen digital oder gescannt, oft mit Stempeln und Vermerken – und jeder Lieferant hat sein eigenes Layout. Excalitract liest Lieferschein- und Bestellnummern, Positionen, Mengen und Chargen nach Ihrem Schema aus und zeigt zu jedem Wert, wo er steht. Den Abgleich mit der Bestellung übernimmt danach Ihr ERP-System oder Ihr Einkauf.
Vom Lieferschein zur Positionsliste im ERP-System
1 / 3Lieferscheine
Digitale oder gescannte Lieferscheine in wechselnden Layouts – mit Positionen, Mengen und Chargen.
Jeder Lieferant, ein anderes Layout
Spalten, Bezeichnungen und Einheiten wechseln von Lieferant zu Lieferant. Ihr Schema legt fest, welche Werte Sie brauchen – unabhängig davon, wo sie auf dem Beleg stehen.
Keine geratene Charge
Ist eine Chargennummer unleserlich oder fehlt sie, bleibt das Feld offen und blockiert als Pflichtfeld die Freigabe – statt mit einem geratenen Wert in die Rückverfolgung zu gehen.
Kurz erklärt
Lieferscheine und Wareneingang in einer Minute
Vom Beleg zum Abgleich
Jede Position mit Bestellbezug und Charge
Für den Abgleich im ERP-System zählt je Position: welcher Artikel, welche Menge, welche Bestellung. Für die Rückverfolgung kommt die Charge hinzu. Excalitract liefert genau diese Werte, belegt jeden mit seiner Fundstelle – und lässt offen, was auf dem Beleg nicht steht.
- Fundstelle je Position Jede Menge und jede Charge führt zurück zur Zeile im Lieferschein.
- Pflichtfelder sperren Fehlt ein Pflichtwert wie die Charge, bleibt die Freigabe gesperrt, bis er geklärt ist.
- Ganze Stapel auf einmal Lieferscheine als Ordner oder ZIP hochladen – bis zu 200 Dokumente je Lauf, Duplikate werden erkannt.
- Übergabe ans ERP-System Per Excel®, JSON oder REST-API in Ihr ERP-System oder Ihre Einkaufslösung.
Unleserlich heißt offen, nicht geraten
Ein Stempel über der Charge, eine verwischte Menge: Was Excalitract nicht sicher findet, wird markiert und zur Prüfung gegeben. Pflichtfelder blockieren die Freigabe, bis der Wert geklärt ist.
Positionen bereit für den Abgleich
Freigegebene Lieferscheine gehen als Excel® mit einem Blatt je Listenebene, als JSON oder per REST-API in Ihr ERP-System. Den Abgleich mit Bestellung und Rechnung macht dort Ihr Einkauf.
Typische Felder
Diese Werte holt Excalitract für Sie heraus
Beispiele – welche Felder genau extrahiert werden, legen Sie im Schema fest.
- Lieferant, Lieferadresse und Lieferdatum
- Lieferscheinnummer und Bestellnummer
- Positionen mit Artikelnummer und Bezeichnung
- Liefermenge und Einheit je Position
- Chargen-, Los- oder Seriennummer
- Packstücke und Vermerke zu Teillieferungen
Ihr Ergebnis
- Lieferscheine ohne Abtippen in strukturierte Positionsdaten überführen
- Bestellbezug, Menge und Charge je Position als Grundlage für den Abgleich im ERP-System
- Nachvollziehbare Chargendaten für Rückverfolgung und Reklamation
Weitere Anwendungsfälle
Dasselbe Prinzip für andere Dokumentarten
Fracht- und Zolldokumente Versender, Packstücke, Gewichte und Zolltarifnummern aus Frachtpapieren – strukturiert für TMS und Zoll. 
Ausschreibungen und Leistungsverzeichnisse Fristen, Lose, Anforderungen und LV-Positionen aus Vergabeunterlagen – strukturiert für Kalkulation und Angebot. 
Rechnungen und Abrechnungen Positionen, Zeiträume und Beträge aus Rechnungen und Abrechnungen – strukturiert, detailliert und belegt. Demo
Sehen Sie Excalitract mit Ihren Dokumenten
Keine Standardshow: Wir bereiten die Demo auf Ihre Dokumente und Felder vor. Danach wissen Sie, wie Excalitract mit Ihrem Bestand umgeht – und wie Sie es auf einem Testset Ihrer Dokumente messen können.