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Bescheide erfassen – Fristen und Beträge belegt

Steuerbescheide, Gebührenbescheide und Behördenschreiben kommen per Post oder als PDF und landen bei Steuer- oder Rechtsabteilung. Excalitract erfasst Behörde, Aktenzeichen, Bescheiddatum, Beträge sowie die Angaben zu Zahlungs- und Einspruchsfristen nach Ihrem Schema – jeden Wert mit Fundstelle. Ob ein Einspruch sinnvoll ist und wann eine Frist endet, entscheidet Ihr Team.

Demo vereinbarenWie Excalitract arbeitet

Vom Bescheid zum Eintrag im Fristenkalender

Vom Bescheid zum Eintrag im Fristenkalender
1 / 3Bescheide und Behördenschreiben

Steuer- und Gebührenbescheide, Anhörungen und andere Schreiben von Behörden – digital oder gescannt.

Fristen stehen im Fließtext

Zahlungstermin und Rechtsbehelfsbelehrung stehen oft erst auf der letzten Seite. Excalitract holt die Fristangaben als eigene Felder heraus, damit Ihr Fristentool sie übernehmen kann.

Ein Datum, das stimmen muss

Ein falsch abgetipptes Bescheiddatum verschiebt jede Frist, die Ihr Team daraus ableitet. Mit der Fundstelle prüfen Sie jedes Datum in Sekunden am Original.

Nichts wird geraten

Ist ein Datum nicht lesbar oder fehlt eine Angabe, bleibt das Feld offen. Als Pflichtfeld sperrt es die Freigabe, bis jemand es geklärt hat.

Kurz erklärt

Bescheide und Behördenschreiben in einer Minute

Vorarbeit für Steuer- und Rechtsteam

Aus dem Bescheid werden Felder – die Bewertung bleibt bei Ihnen

Excalitract liest, was im Bescheid steht: Behörde, Aktenzeichen, Bescheiddatum, Beträge, Zahlungstermin und den Wortlaut der Fristangabe. Daraus macht Ihr Fristentool Termine, und Ihr Team entscheidet über Einspruch oder Zahlung. Excalitract bewertet nicht rechtlich und berechnet keine Fristen – es liefert geprüfte Daten mit Fundstelle.

  • Fristangaben als Felder Zahlungstermin und Fristangabe als eigene Felder, bereit für Ihr Fristentool.
  • Wortlaut mit Fundstelle Auch die Rechtsbehelfsbelehrung bleibt mit ihrer Stelle im Bescheid verbunden.
  • Pflichtfelder sperren Ohne Aktenzeichen und Bescheiddatum keine Freigabe.
  • Übergabe per API Als JSON oder per REST-API in Fristenkalender, Steuer- oder Kanzleisoftware.
Bescheid wird zum Eintrag im FristenkalenderAus einem Steuerbescheid werden Behörde, Aktenzeichen, Nachzahlung und Fristangabe mit Fundstelle extrahiert und an einen Fristenkalender übergeben. Die Einspruchsfrist ist markiert, weil Ihr Team sie berechnet und bewertet.BehördeStadt MusterstadtAktenzeichenG-2024-04711Nachzahlung3.412,00 €Einspruchsfrist1 Monat ab BekanntgabeFristenkalender · SteuerabteilungBescheiddatum13.10.2026Zahlung fällig17.11.2026Aktenzeichen übernommenEinspruchsfristTeam prüftFristangabe belegt – berechnet wird die Frist in Ihrem Fristentool.

Jede Fristangabe mit Fundstelle

Zahlungstermin und Fristangabe bleiben mit ihrer Stelle im Bescheid verbunden. Wer die Frist im Kalender einträgt, sieht sofort, woher sie stammt.

Extraktion eines Werts mit Fundstelle Im Originaldokument wird die Stelle markiert, an der ein Wert steht. Eine Linie verbindet die Markierung mit dem extrahierten Feld „Verbrauch 2025: 48.210 kWh“, das die Fundstelle Seite 2, Zeile 14 mitführt. Seite 2Feld: Verbrauch 202548.210 kWhFundstelle: S. 2, Zeile 14Vom Wert zur FundstelleMarkiert im OriginaldokumentExtraktion eines Werts mit Fundstelle Im Originaldokument wird die Stelle markiert, an der ein Wert steht. Eine Linie verbindet die Markierung mit dem extrahierten Feld „Verbrauch 2025: 48.210 kWh“, das die Fundstelle Seite 2, Zeile 14 mitführt. Seite 2Feld: Verbrauch 202548.210 kWhFundstelle: S. 2, Zeile 14Vom Wert zur FundstelleMarkiert im Originaldokument

Kein Datum wird erfunden

Fehlt eine Fristangabe oder ist sie unleserlich, bleibt das Feld offen und geht zur Prüfung. So landet kein geratenes Datum in Ihrem Fristenkalender.

„Nicht gefunden“ wird nie zur Null Ein Feld, das im Dokument nicht steht, wird nicht mit 0 gefüllt. Die Null wird durchgestrichen, das Feld bleibt sichtbar offen und markiert „Pflichtwert fehlt“. Das Dokument geht zur Prüfung, und eine Freigabe ist erst möglich, wenn der Wert geklärt ist. kein EintragFeld: Zählernummer0— nicht gefundenPflichtwert fehlt→ zur Prüfung an einen MenschenFreigabe gesperrt, bis der Wert geklärt ist„Nicht gefunden“ wird nie zur Null Ein Feld, das im Dokument nicht steht, wird nicht mit 0 gefüllt. Die Null wird durchgestrichen, das Feld bleibt sichtbar offen und markiert „Pflichtwert fehlt“. Das Dokument geht zur Prüfung, und eine Freigabe ist erst möglich, wenn der Wert geklärt ist. kein EintragFeld: Zählernummer0— nicht gefundenPflichtwert fehlt→ zur Prüfung an einen MenschenFreigabe gesperrt, bis der Wert geklärt ist
Typische Felder

Diese Werte holt Excalitract für Sie heraus

Beispiele – welche Felder genau extrahiert werden, legen Sie im Schema fest.

  • Behörde, Absender und Aktenzeichen
  • Bescheidart, Bescheiddatum und betroffener Zeitraum
  • Festgesetzte Beträge, Nachzahlungen und Erstattungen
  • Zahlungstermin und Kassenzeichen
  • Angaben zur Einspruchsfrist aus der Rechtsbehelfsbelehrung
  • Vorbehalts- und Vorläufigkeitsvermerke

Ihr Ergebnis

  • Eingehende Bescheide strukturiert erfasst, mit Aktenzeichen und Fundstelle
  • Fristangaben und Zahlungstermine als Datenbasis für Ihren Fristenkalender
  • Über Revisionen und Audit-Log nachvollziehbar, wer welchen Wert bestätigt hat
Weitere Anwendungsfälle

Dasselbe Prinzip für andere Dokumentarten

Rechnungen und Abrechnungen Positionen, Zeiträume und Beträge aus Rechnungen und Abrechnungen – strukturiert, detailliert und belegt. Berichte und Tabellen Kennzahlen und Tabellen aus PDF-Berichten – direkt in Excel®, Datenbank oder Fachsystem. Kontoauszüge und Zahlungsavise Salden und Buchungen aus Kontoauszügen, Rechnungsbezüge aus Avisen – strukturiert für Ihren Abgleich.

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Demo

Sehen Sie Excalitract mit Ihren Dokumenten

Keine Standardshow: Wir bereiten die Demo auf Ihre Dokumente und Felder vor. Danach wissen Sie, wie Excalitract mit Ihrem Bestand umgeht – und wie Sie es auf einem Testset Ihrer Dokumente messen können.

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